✎ managementsystem:listen:qualitaetsaufzeichnungen_li_42-2 []

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<note tip>Die folgende Liste enthält eine musterhafte Zusammenstellung aufbewahrungspflichtiger Dokumente (Qualitätsaufzeichnungen) und ist firmenspezifisch zu überarbeiten oder durch eine entsprechende, lokal geführte Liste (mit Angaben zur Archivierung) zu ersetzen.</note>

====== LI 42-02 "Aufbewahrungspflichtige Dokumente" ======

^ Bezeichnung ^ Aufzeichnungsart ^ Aufbewahrungsort ^ für Archivierung \\ verantwortlich ^ Aufbewahrungsdauer/ \\ Vernichtungsart ^ Bemerkungen ^
|Aktionsliste | elektronisch | ext. Server | Prozessver- \\ antwortliche[r] | kontinuierliche Weiterführung | |
|Änderungsmitteilungen von Kunden1) | Papier | Auftragsunterlagen | Vertrieb | solange relevant \\ Schreddern |im Anfragestadium bis zur Bindefrist des Angebotes \\ nach Angebotserstellung mind. bis zur Bestätigung des \\ Nachtragsangebotes durch den Kunden |
|Auditberichte, extern | Papier \\ elekronisch | Auditordner \\ [[:management:audits:auditberichte_extern:mainmenu|Intranet]] | GF | mind. 3 Jahre | |
|Auditberichte, intern | elektronisch | [[:management:audits:auditberichte_intern:mainmenu|Intranet]] | mind. 3 Jahre | |
|Auftragsbestätigungen Kunden1) | Papier | Kundenordner | Vertrieb | 6 Jahre \\ Schreddern | |
|Auftragsbestätigung Lieferanten1) | Papier | Bestellordner | Einkauf | 6 Jahre \\ Schreddern | |
|Auftragsklärung1) | Papier | Auftragsunterlagen | Vertrieb | solange relevant \\ Schreddern |im Anfragestadium bis zur Bindefrist des Angebotes \\ nach Vertragsabschluss dauerhaft zsm. mit Auftragsunterlagen \\ <fs 0.8em>- aus haftungsrechtl. Gründen mind. 10 Jahre empfohlen</fs> |
|Bestellungen an Lieferanten1) | Papier | Bestellordner | Einkauf | 6 Jahre \\ Schreddern | |
|Bestellungen von Kunden1) \\ (einschl. Bestellunterlagen) | Papier | Kundenordner | Vertrieb | 6 Jahre \\ Schreddern |Empfehlung: aus haftungsrechtl. Gründen 10 Jahre |
|EMP-Berichte | Papier | Kundenordner | Vertrieb | 6 Jahre \\ Schreddern | |
|Hersteller-Qualifikationsnachweise | Papier \\ elektronisch | Ordner GF \\ [[:unternehmen:zertifikate|Intranet]] | GF | ≥ Gültigkeitszeitraum \\ Papiermüll/ ggf. Löschen | |
|Lieferantenbewertung | elektronisch | [[:infos:lieferanten:bewertung_von_lieferanten|Intranet]] | Einkauf | - \\ ggf. Löschen |Empfehlung: ≥ 3 Jahre |
|Lieferscheine/ Rechnungen an Kunden1) | Papier | Kundenordner | Vertrieb | 10 Jahre \\ Schreddern | |
|Lieferscheine/ Rechnungen von Lieferanten1) | Papier | Bestellordner | Einkauf | 6 Jahre \\ Schreddern |10 Jahre wenn Buchungsbeleg |
|Management-Review | elektronisch | [[:management:qm_review:mainmenu|Intranet]] | GF | - \\ ggf. Löschen |Empfehlung: ≥ 3 Jahre |
|Mitarbeiterbeurteilungen | elektronisch | [[:management:personal:leistungsindex:mainmenu|Intranet]] | Vorgesetzte[r] | - \\ ggf. Löschen |Empfehlung: ≥ 2 Jahre bzw. |
|Mitarbeitergespräche | elektronisch | [[:management:personal:mitarbeitergespraech:mainmenu|Intranet]] | Vorgesetzte[r] | - \\ ggf. Löschen |Empfehlung: ≥ 2 Jahre |
|Personalunterlagen | Papier | Personal-Ordner | Personalver- \\ antwortliche[r] | bis zum Ausscheiden \\ Schreddern |<fs 0.8em>fertigungsrelevante Qualifikationsnachweise ggf. nach dem Ausscheiden \\ noch bis zum Ablauf der Nachweispflicht</fs> |
|Prüfnachweise/ \\ Qualitätsaufzeichnungen | Papier | Auftragsunterlagen | Techn. Leitung | 10 Jahre \\ Schreddern |aus haftungsrechl. Gründen |
|Qualifikationsnachweise von Sublieferanten | elektronisch | [[:technik:untervergabe:mainmenu|Intranet]] | Einkauf | - \\ ggf. Löschen |Empfehlung: ≥ 3 Jahre |
|Reklamationen von Kunden1) | Papier/ \\ elektronisch | Kundenordner/ \\ [[:kunden:uebersicht_kundenreklamationen|Intranet]] | Vertrieb | 6 Jahre \\ Schreddern/ ggf. Löschen | |
|Reklamationen bei Lieferanten1) | Papier/ \\ elektronisch | Bestellordner \\ Firmennetzwerk | Einkauf | 6 Jahre \\ Schreddern/ ggf. Löschen | |
|Schulungsnachweise | Papier \\ elektronisch | Personal-Ordner/ \\ [[:unternehmen:mitarbeiter:mainmenu|Intranet]] | Personalver- \\ antwortliche[r] | - \\ Schreddern/ ggf. Löschen |Empfehlung: ≥ 2 Jahre bzw. \\ nach Ausscheiden noch 10 Jahre wenn \\ fertigungsrelevant (z.B. Schweißerprüfbescheinigungen) |
|Unterweisungsnachweise | Papier/ \\ elektronisch | Personal-Ordner/ \\ [[:unternehmen:mitarbeiter:mainmenu|Intranet]] | Personalver- \\ antwortliche[r] | - \\ Schreddern/ ggf. Löschen |Empfehlung: ≥ 2 Jahre |
|Wartungs-/ Prüfnachweise | Papier \\ elektronisch | Ordner TB \\ [[:technik:instandhaltung:wartungsplaene|Intranet]] | Techn. Leitung | - \\ Papiermüll/ ggf. Löschen |entspr. Überwachungsintervall mind. bis zur \\ nächsten geplanten Überwachung |
^1) <fs 0.8em>Aufträge, Auftragsbestätigungen, Versandanzeigen, Lieferscheine, Frachtpapiere, Rechnungen, Gutschriften, Zahlungsbelege, Reklamationen, Mahnungen ... \\ {{:managementsystem:blauer_balken.jpg?7}}quasi alle schriftlichen Belege zu Geschäftsvorfällen sind als "Handesbriefe" mindestens 6 Jahre aufzubewahren. Sofern diese Belege steuerrechtliche Informationen enthalten, \\ {{:managementsystem:blauer_balken.jpg?7}}erhöht sich die Aufbewahrunsfrist auf 10 Jahre. \\ {{:managementsystem:blauer_balken.jpg?7}}__Achtung__: Auch Telefonnotizen, Emails oder sonstige Belege mit Informationen zu Geschäftsvorfällen gelten als Handelsbriefe und müssen entsprechend aufbewahrt werden \\ {{:managementsystem:blauer_balken.jpg?53}}(sofern die darin enthaltenen Informationen nicht in anderer Form nachweisbar sind).</fs> ^^^^^^

Zum Ablauf der Mindest-Archivierungsdauer können Dokumente und Daten (ggf. nach Rücksprache mit der GF) unter Berücksichtigung der Datenschutzanforderungen vernichtet bzw. gelöscht werden. \\ 
<note important>**Es ist darauf zu achten, dass bei einer rechtl. relevanten Archivierungsdauer von 10 Jahren die Vernichtung erst nach Ablauf des 10. Jahres erfolgen darf.** \\ Das bedeutet, dass beispielsweise Rechnungen, die von Januar bis Dezember 2005 ausgestellt wurden, normalerweise ab 01.01.2016 vernichtet werden dürfen. \\ __Ausnahme__: Nachweise in laufenden steuerrechtlichen Untersuchungen</note>
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{{tag>LI 1090 archiv}}

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Zusammenfassung