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| managementsystem:prozessbeschreibungen:managementprozesse_pb_41-1 [2012/10/25 20:23] – angelegt administrator | managementsystem:prozessbeschreibungen:managementprozesse_pb_41-1 [2025/08/28 12:40] (aktuell) – Externe Bearbeitung 127.0.0.1 |
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| |Geers-DL, M.Schröck/ 10.08.11 | ^ In Arbeit | | | QS-Haca, Helwig/30.09.2021 | H. Hassler/O. Helwig 11.07.2017 ^ ^ |
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| ====== PB 41-1 „Managementprozesse“ ====== | ====== PB 41-01 „Managementprozesse“ ====== |
| ====== 1. Zweck ======= | ====== 1. Zweck ======= |
| Diese Prozessbeschreibung regelt die übergeordneten (nicht operativen) Prozesse im Unternehmen. Im Einzelnen sind dies Regelungen zu: | Diese Prozessbeschreibung regelt die übergeordneten (nicht operativen) Prozesse im Unternehmen. Im Einzelnen sind dies Regelungen zu: |
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| ====== 3. Abkürzungen/ Begriffe ====== | ====== 3. Abkürzungen/ Begriffe ====== |
| Eine alphabetische Liste aller in dieser Intranet-Dokumentation verwendeten [[managementsystem:abkuerzungen_und_begriffe|Abkürzungen und Begriffe]] aus dem Sprachgebrauch der zugrundeliegenden Normen ist auf der Startseite unter dem Modul [[managementsystem:mainmenu|QMS]] hinterlegt und ergänzt diese Prozessbeschreibung. | Alle in dieser Intranet-Dokumentation verwendeten [[managementsystem:abkuerzungen_und_begriffe|Abkürzungen und Begriffe]] aus dem Sprachgebrauch der zugrundeliegenden Normen sind in einer Übersicht zusammengefasst, die diese Prozessbeschreibung ergänzt. |
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| ====== 4. Dokumentenlenkung ====== | ====== 4. Dokumentenlenkung ====== |
| ===== 4.1 Übergeordnete Dokumente ===== | ===== 4.1 Übergeordnete Dokumente ===== |
| Übergeordnete Dokumente, die für den Betrieb erforderlich sind, werden vom Einkauf beschafft und stehen bei Bedarf allen Mitarbeiter(n)/innen zur Verfügung. Sie werden in der [[..:dokumentenliste_li_423|Dokumentenliste]] geführt in der auch ersichtlich ist, ob eine automatische Aktualisierung des Dokumentes erfolgt. Nicht im Änderungsdienst befindliche Unterlagen sind vom Benutzer ggf. auf Gültigkeit zu überprüfen! \\ | Übergeordnete Dokumente, die für den Betrieb erforderlich sind, werden vom Einkauf beschafft und stehen bei Bedarf allen Mitarbeiter(n)/innen zur Verfügung. Sie werden in der [[:managementsystem:listen:dokumentenliste_li_42-1|Dokumentenliste]] geführt in der auch ersichtlich ist, ob eine automatische Aktualisierung des Dokumentes erfolgt. Nicht im Änderungsdienst befindliche Unterlagen sind vom Benutzer ggf. auf Gültigkeit zu überprüfen! \\ |
| Kopien von Dokumenten sind so zu kennzeichnen, dass erkennbar ist, dass die Kopie ungültig sein kann. | Kopien von Dokumenten sind so zu kennzeichnen, dass erkennbar ist, dass die Kopie ungültig sein kann. |
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| ===== 4.2 Systembezogene Dokumente ===== | ===== 4.2 Systembezogene Dokumente ===== |
| Alle Qualitätsmanagement-Dokumente werden im Dokuwiki geführt, sind vom formalen Aufbau her festgelegt und stehen über das Intranet allen Mitarbeiter(n)/innen stets in aktueller Version zur Verfügung. | Alle Qualitätsmanagement-Dokumente werden im Intranet geführt, sind vom formalen Aufbau her festgelegt und stehen über das Intranet allen Mitarbeiter(n)/innen stets in aktueller Version zur Verfügung. |
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| Das Handbuch, die Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und die Formblätter der dritten Ebene, die rein informativen Charakter haben, sind als "Wikis" aufgebaut und können bei Bedarf als HTML-Dokumente über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden. Formblätter, die als Vorlagen für Qualitätsaufzeichnungen dienen und/oder für eine papierlose Weiterbearbeitung (z.B. Tabellenkalkulation für statistische Auswertungen) benötigt werden, sind als Office-Dateien im Dokuwiki hinterlegt und können als solche heruntergeladen und für die jeweilige Anwendung weiterverwendet werden. | Das Handbuch, die Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und die Formblätter der dritten Ebene, die rein informativen Charakter haben, sind als Textdateien aufgebaut und können bei Bedarf als HTML-Dokumente über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt werden. Formblätter, die als Vorlagen für Qualitätsaufzeichnungen dienen und/oder für eine papierlose Weiterbearbeitung (z.B. Tabellenkalkulation für statistische Auswertungen) benötigt werden, sind als Office-Dateien im Intranet hinterlegt und können als solche heruntergeladen und für die jeweilige Anwendung weiterverwendet werden. |
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| Bei allen als Office-Dateien geführten Dokumenten wird an den Dateinamen die Version angehängt (siehe Kennzeichnung). | Bei allen als Office-Dateien geführten Dokumenten wird an den Dateinamen die Version angehängt (siehe Kennzeichnung). |
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| ==== 4.2.1 Kennzeichnungssystem ==== | ==== 4.2.1 Kennzeichnungssystem ==== |
| Alle systembezogenen Dokumente (Wiki- und Office-Dateien) sind nach einem System gekennzeichnet, das an folgenden Beispielen erläutert wird. | Alle systembezogenen Dokumente (Text- und Office-Dateien) sind nach einem System gekennzeichnet, das an folgenden Beispielen erläutert wird. \\ |
| {{managementsystem:prozessbeschreibungen:kennzeichnung.gif}} | {{managementsystem:prozessbeschreibungen:kennzeichnung.gif}} |
| {{managementsystem:prozessbeschreibungen:kennzeichnung_office.gif}} | {{managementsystem:prozessbeschreibungen:kennzeichnung_office.gif}} |
| Der Dateiname setzt sich (vgl. obige Beispiele) zusammen aus dem Dateiinhalt im Klartext und der Kennzeichnung (Dokumententyp und zwei- bis dreistelliges zugrundeliegendes Kapitel der DIN EN ISO 9001). \\ :!: Bei Office-Dateien wird der Dateiname zusätzlich ergänzt durch die Versionsnummer. \\ | Der Dateiname setzt sich (vgl. obige Beispiele) zusammen aus dem Dateiinhalt im Klartext und der Kennzeichnung (Dokumententyp und zwei- bis dreistelliges zugrundeliegendes Kapitel der DIN EN ISO 9001). \\ :!: Bei Office-Dateien wird der Dateiname zusätzlich ergänzt durch die Versionsnummer. \\ |
| Die "Statusleiste" enthält gut erkennbar im Kopfbereich des jeweiligen Dokumentes alle für die Lenkung wichtigen Informationen zu Erstellung, Prüfung/Freigabe und Version. In der Fußzeile sind zusätzlich Dateiname und -Pfad angegeben. \\ | Die "Statusleiste" enthält gut erkennbar im Kopfbereich des jeweiligen Dokumentes alle für die Lenkung wichtigen Informationen zu Erstellung, Prüfung/Freigabe und Version. In der Fußzeile sind zusätzlich Dateiname und -Pfad angegeben. \\ |
| Alle systembezogenen Dokumente werden in einer [[..:dokumentenliste_li_423|Dokumentenliste]] geführt. | Alle systembezogenen Dokumente werden in einer [[:managementsystem:listen:dokumentenliste_li_42-1|Dokumentenliste]] geführt. |
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| ==== 4.2.2 Prüfung und Freigabe ==== | ==== 4.2.2 Prüfung und Freigabe ==== |
| ==== 4.2.3 Änderung/Aktualisierung ==== | ==== 4.2.3 Änderung/Aktualisierung ==== |
| Sind Änderungen/Aktualisierungen erforderlich, können diese von allen fachlich qualifizierten Mitarbeiter(n)/innen nach Rücksprache mit dem Prozessverantwortlichen oder dessen Vertreter/in durchgeführt werden. Die genaue Vorgehensweise für die Änderung von Office-Dateien ist in der Arbeitsanweisung [[..:anweisungen:arbeitsanweisungen:office_dateien_aendern_aa_42-1|Änderung von Office-Dokumenten]] beschrieben. \\ | Sind Änderungen/Aktualisierungen erforderlich, können diese von allen fachlich qualifizierten Mitarbeiter(n)/innen nach Rücksprache mit dem Prozessverantwortlichen oder dessen Vertreter/in durchgeführt werden. Die genaue Vorgehensweise für die Änderung von Office-Dateien ist in der Arbeitsanweisung [[..:anweisungen:arbeitsanweisungen:office_dateien_aendern_aa_42-1|Änderung von Office-Dokumenten]] beschrieben. \\ |
| Bei den als Wikis geführten Dokumenten werden Änderungen automatisch und dauerhaft archiviert und sind jederzeit nachvollziehbar. \\ | Bei den als Textdatei geführten Dokumenten werden Änderungen automatisch und dauerhaft archiviert und sind jederzeit nachvollziehbar. \\ |
| Dokumente, die als Office-Dateien geführt werden, werden nach Änderung mit neuer Version in das Dokuwiki hochgeladen. Die geänderte Datei bleibt für mindestens 3 Jahre im Dokuwiki verfügbar. | Dokumente, die als Office-Dateien geführt werden, werden nach Änderung mit neuer Version in das Intranet hochgeladen. Die geänderte Datei bleibt für mindestens 3 Jahre im Intranet verfügbar. |
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| Änderungen werden in den Dateien stichpunktartig in der Änderungshistorie vermerkt. Während der Bearbeitung wird die Datei mit „In Arbeit“ gekennzeichnet. | Änderungen werden in den Dateien stichpunktartig in der Änderungshistorie vermerkt. Während der Bearbeitung wird die Datei mit „In Arbeit“ gekennzeichnet. |
| ==== 4.2.4 Qualitätsaufzeichnungen ==== | ==== 4.2.4 Qualitätsaufzeichnungen ==== |
| Für systembezogene Qualitätsaufzeichnungen werden Formblätter verwendet, aus denen die benötigten Angaben eindeutig ersichtlich sind. | Für systembezogene Qualitätsaufzeichnungen werden Formblätter verwendet, aus denen die benötigten Angaben eindeutig ersichtlich sind. |
| Alle relevanten Aufzeichnungen werden in der [[..:qualitaetsaufzeichnungen_li_424|Liste der Qualitätsaufzeichnungen]] geführt. Dort ist auch ersichtlich in welcher Form sie geführt und wo und wie lange sie archiviert werden. | Alle relevanten Aufzeichnungen werden in der [[:managementsystem:listen:qualitaetsaufzeichnungen_li_42-2|Liste der Qualitätsaufzeichnungen]] geführt. Dort ist auch ersichtlich in welcher Form sie geführt und wo und wie lange sie archiviert werden. |
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| Grundsätzlich gilt für alle Aufzeichnungen: sie müssen lesbar sein! | Grundsätzlich gilt für alle Aufzeichnungen: sie müssen lesbar sein! |
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| ===== 6.1 Auditplan ===== | ===== 6.1 Auditplan ===== |
| Alle Bereiche werden einmal jährlich auditiert. Die Planung erfolgt unter Einbeziehung und Information aller Mitarbeiter/innen. Der festgelegte [[kalender:audits|Auditplan]] ist jederzeit im Dokuwiki einsehbar. | Alle Bereiche werden einmal jährlich auditiert. Die Planung erfolgt unter Einbeziehung und Information aller Mitarbeiter/innen. Der festgelegte [[kalender:audits|Auditplan]] ist jederzeit im Intranet einsehbar. |
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| ===== 6.2 Auditfragelisten ===== | ===== 6.2 Auditfragelisten ===== |
| Bei der Durchführung der Audits kann auf [[..:formblaetter:auditfrageliste_fb_82-6|Auditfragelisten]] zurückgegriffen werden, an Hand derer die festgelegten Abläufe und Regelungen des Systems auf Basis der DIN EN ISO 9001 hinterfragt werden. Die Fragelisten können vom Auditor nach Bedarf angepasst werden und bieten eine Hilfestellung für eine systematische Auditierung. | Bei der Durchführung der Audits kann auf [[..:formblaetter:auditfrageliste_fb_82-5|Auditfragelisten]] zurückgegriffen werden, an Hand derer die festgelegten Abläufe und Regelungen des Systems auf Basis der DIN EN ISO 9001 hinterfragt werden. Die Fragelisten können vom Auditor nach Bedarf angepasst werden und bieten eine Hilfestellung für eine systematische Auditierung. |
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| ===== 6.3 Auditbericht ===== | ===== 6.3 Auditbericht ===== |
| * Ergebnisse, Feststellungen, Hinweise, Verbesserungen | * Ergebnisse, Feststellungen, Hinweise, Verbesserungen |
| * Name des Auditors | * Name des Auditors |
| Über den Inhalt des Auditberichtes werden alle Mitarbeiter/innen informiert und er ist jederzeit im Dokuwiki verfügbar. | Über den Inhalt des Auditberichtes werden alle Mitarbeiter/innen informiert und er ist jederzeit im Intranet verfügbar. |
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| ===== 6.4 Feststellungen und Maßnahmen ===== | ===== 6.4 Feststellungen und Maßnahmen ===== |
| ===== 8.1 Management-Review ===== | ===== 8.1 Management-Review ===== |
| Die Geschäftsführung überprüft jährlich anhand aller zusammengefassten Ergebnisse, ob die durch die [[unternehmen:philosophie:qualitaetspolitik|Qualitätspolitik]] und die Qualitätsziele an das QMS gestellten Forderungen tatsächlich eingehalten werden. Die Dokumentation erfolgt auf der Grundlage eines Formblattes/Templates im [[management:qm_review:mainmenu|QM-Review]]. Sofern erforderlich, werden durch die Geschäftsführung entsprechende Korrekturmaßnahmen und Verbesserungen im Rahmen der regelmäßigen Besprechungen kommuniziert und veranlasst. \\ | Die Geschäftsführung überprüft jährlich anhand aller zusammengefassten Ergebnisse, ob die durch die [[unternehmen:philosophie:qualitaetspolitik|Qualitätspolitik]] und die Qualitätsziele an das QMS gestellten Forderungen tatsächlich eingehalten werden. Die Dokumentation erfolgt auf der Grundlage eines Formblattes/Templates im [[management:qm_review:mainmenu|QM-Review]]. Sofern erforderlich, werden durch die Geschäftsführung entsprechende Korrekturmaßnahmen und Verbesserungen im Rahmen der regelmäßigen Besprechungen kommuniziert und veranlasst. \\ |
| Als Grundlage der Überwachung und Bewertung werden dabei neben qualitäts- und betriebswirtschaftlich relevanten [[management:bwl:kennzahlen:2011|Kennzahlen]] folgende Parameter herangezogen: | Als Grundlage der Überwachung und Bewertung werden dabei neben qualitäts- und betriebswirtschaftlich relevanten [[management:bwl:kennzahlen:mainmenu|Kennzahlen]] folgende Parameter herangezogen: |
| * Ergebnisse von Audits | * Ergebnisse von Audits |
| * Ergebnisse der Leistungsfähigkeit (Zielerreichung) | * Ergebnisse der Leistungsfähigkeit (Zielerreichung) |
| Nur diese unterliegt dem systemspezifischen Änderungsdienst** | | Nur diese unterliegt dem systemspezifischen Änderungsdienst** | |
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| {{tag>PB 42 62 82 85 }} | {{tag>PB 1090 }} |
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