Diese Richtlinie beschreibt die Aufbauorganisation unseres Unternehmens und definiert die Aufgaben und Verantwortungen der erforderlichen Beauftragten. Sie gilt für das gesamte Unternehmen und alle Mitarbeiter.

Ggf. verwendete Abkürzungen und Begriffe sind zusammenfassend in der Liste der Abkürzungen und Begriffe erläutert.

Aufbau und Struktur unseres Unternehmens sind im Organigramm dargestellt. Wesentliche Aufgaben werden (falls erforderlich) in Stellen-/Funktionsbeschreibungen näher definiert.

Zusätzlich dazu sind die Funktionen der „Beauftragten“ – also von Personen mit besonderen Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Rahmen gesetzlicher, behördlicher oder normativer Anforderungen – in dieser Richtlinie generell beschrieben. Die persönliche Benennung der verschiedenen in unserem Unternehmen eingesetzten Beauftragten ist aus der Liste der Beauftragten ersichtlich.

Nachfolgend aufgeführt sind Funktionen für die - auf Grundlage rechtlicher Anforderungen und/oder Normen - eine schriftliche Beauftragung erforderlich ist, wenn die entsprechenden Aufgaben und Pflichten an Mitarbeiter übertragen werden.

Die Geschäftsführung ernennt den ihr direkt unterstellten und von allen anderen Bereichen unabhängigen „Beauftragten der obersten Leitung“ (QMB). Dessen wesentlichen Aufgaben des QMB sind:

• Implementierung der im Managementsystem beschriebenen qualitätsrelevanten Regelungen in die gesamte Unternehmensorganisation.
• Dokumentation und Weiterentwicklung des QM-Systems.
• Information der Geschäftsführung über den Stand der Qualität von Produkten, Dienstleistungen und Abläufen als Basis für die Bewertung des Managementsystems durch die Geschäftsführung.
• Überprüfung von Durchführung und Wirksamkeit angeordneter Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen am QM-System.
• Unterstützung der Funktionsbereiche bei der Wahrnehmung ihrer Qualitätsaufgaben und Koordination von Maßnahmen und Methoden des Managementsystems zwischen den Funktionsbereichen.
• Der QMB hält engen Kontakt zu der ausgewählten Zertifizierungsgesellschaft.
• Er ist für die Pflege und Aufrechterhaltung des Managementsystems verantwortlich.
• Zieldefinition mit Geschäftsführung
• Entwicklung des Managementsystems (z.B. Einarbeiten neuer Richtlinien oder Normen)
• Entwicklung und Pflege von Prozessbeschreibungen und Anweisungen.
• Planung, Durchführung und Dokumentation interner Audits.
• Einleiten und verfolgen von Korrekturmaßnahmen.
• Koordination externer Audits (3rd + 2nd Party).
• KVP Prozess unterstützen.
• Ansprechpartner für Qualtiäts-Probleme.
• Schulungen zum Thema Qualitätsmanagement.

Zu den Aufgaben des Verantwortlichen der werkseigenen Produktionskontrolle gehört es die Einhaltung rechtlicher Vorgaben aus EG-Richtlinien und Gesetzen zur Produktsicherheit und -konformität sicherzustellen. Dazu überwacht er die verschiedenen Phasen der Produkterstellung auf Übereinstimmung mit den Vorgaben und achtet beispielsweise auf

• das Vorhandensein erforderlicher personeller und technischer Ressourcen
• die ordnungsgemäße Durchführung qualitätsrelevanter Prozessschritte und Prüfungen
• die Vollständigkeit erforderlicher Nachweise und Dokumente
• die Freigabe zur Untervergabe und Kontrolle externer Arbeitsschritte

Bei Beanstandungen oder festgestellten Abweichungen leitet er in Absprache und Zusammenarbeit mit den Prozessverantwortlichen und dem QMB entsprechende Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen ein.
Sofern vereinbart gehört es außerdem zu seinen/ihren Aufgaben die zur Konformitätsbestätigung erforderlichen Dokumente (z.B. die Leistungserklärung) auszustellen und haftungsrelevant zu unterschreiben.

Die verantwortliche Schweißaufsicht hat dafür Sorge zu tragen, dass der Schweißfachbetrieb die notwendigen Qualifikationen und Vorgaben für alle Schweißprozesse, Werkstoffgruppen, Nahtarten und Schweißpositionen besitzt und anwendet, die in der Fertigung gebraucht werden. Der Nachweis für die Qualifikation wird in der Regel durch die Prüfung mittels einer anerkannten Prüfstelle erbracht.
Zu den wesentlichen Aufgaben der verantwortlichen Schweißaufsicht gehören:

• Vertragsüberprüfung schweißtechnischer Inhalte
• Konstruktionsüberprüfung schweißtechnischer Inhalte
• Schweißwerkstoffüberwachung in Bezug auf Eignung, Anforderungen, Verfahren, Lieferbedingungen, Kennzeichnung usw.
• Lieferantenbewertung in Bezug auf schweißtechnische Aufgaben
• Schweißeinrichtungsüberwachung/-beschaffung/-eignung
• Überwachung der schweißtechnischen Arbeitsvorgänge
• Schweißtechnische Qualitätssicherung
• Prüfung und Bewertung der Schweißergebnisse
• Dokumentation der schweißrelevanten Unterlagen
• Erstellen von Schweiß- und Prüfplänen
• Schulung des Schweißpersonals
• Schnittstelle zu Überwachungsinstitutionen wie z.B. TÜV oder SLV

Die Aufgaben und Kompetenzbereiche der Schweißaufsicht sind in der RL 55-2 „Schweißaufsicht“ näher beschrieben.

Der Prüfmittelbeauftragte ist verantwortlich für die Einhaltung der Forderungen an Prüfmitteln, sowie an die Zuverlässigkeit und Fähigkeit von Prüfmitteln. Darüber hinaus ist er für die Überwachung und Kalibrierung der am Standort eingesetzten Prüfmittel verantwortlich. Zu seinen wesentlichen Aufgaben gehören:

• Verwaltung des Prüfmittelbestandes (Püfmittelüberwachung)
• Erfassung und Kennzeichnung der Prüfmittel
• Planung der Kalibrierung und Festlegung der Kalibrierintervalle (Prüfintervalle), sowie Auswahl der externen Kalibrierdienste
• Anfordern der zur Kalibrierung fälligen Prüfmittel aus den Fachbereichen.
• Pflegen und Verwalten der Kalibrier-Zertifikate

Rechtliche Grundlage für die Verantwortung/Betreuung bezüglich Arbeitssicherheit (und Gesundheitsschutz) ist das Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) und die DGUV-Vorschrift 2, die die entsprechenden Vorgaben näher beschreibt und die Aufgaben konkretisiert. Die Regelungen gelten für alle Unternehmen (auch Kleinbetriebe ab 1 Mitarbeiter).

Für die der Wahrnehmung der Pflichten bezüglich der Arbeitssicherheit ist eine entsprechende Fachkunde nachzuweisen. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit (SIFA oder auch FASI) kann intern oder extern schriftlich oder vertraglich bestellt werden.
Zu den wesentlichen Aufgaben der Fachkraft für Arbeitssicherheit gehören:

• Beratung der Geschäftsführung und der für Arbeitsschutz und Unfallverhütung verantwortlichen Personen.
• Durchführung regelmäßiger Arbeitsstättenbegehungen im Rahmen der Arbeitsschutzausschusssitzungen.
• Regelmäßige Überprüfung und Überwachung, dass …
  die in Unfallverhütungsvorschriften, BG-Regeln, Merkblättern usw. vorgeschriebenen technischen Schutzeinrichtungen und persönlichen Schutzausrüstungen vorhanden sind,
  die technischen Schutzeinrichtungen funktionsfähig und die persönlichen Schutzausrüstungen in gebrauchsfähigem Zustand sind und benutzt werden,
  alle Mitarbeiter den richtigen Umgang mit Arbeitsmitteln, Arbeitsgegenständen und Arbeitsstoffen kennen und Durchführung diesbezüglicher Unterweisungen.
• Unterstützung und Durchführung gesetzlich vorgeschriebener Gefährdungsbeurteilungen
• Kontrolle und Überprüfung, dass die nach DGUV 3 (bisher BGV A3) erforderlichen Prüfungen durchgeführt werden.
• Erstellung gesetzlich erforderlicher Dokumente (z.B. Ex-Schutzdokument)
• Unfalluntersuchungen

Bei Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern unterstützen die Sicherheitsbeauftragten (kurz SIBE genannt) die Sicherheitsfachkraft und die Organisationsverantwortlichen bei der Durchführung des Unfallschutzes im täglichen Arbeitsablauf und nehmen an Arbeitsschutzausschusssitzungen teil.
Sie achten im Arbeitsalltag fortlaufend auf das Vorhandensein und die ordnungsgemäße Benutzung der vorgeschriebenen Schutzeinrichtungen und der persönlichen Schutzausrüstung sowie auf das Auftreten von Unfall- und Gesundheitsgefahren.
Die Anzahl der zu bestellenden Sicherheitsbeauftragten wird von der zuständigen BG in Abhängigkeit von der Gefahrklasse des Unternehmens bestimmt.

Die Aufgaben des (entspr. ASiG und DGUV-Vorschrift 2) schriftlich zu bestellenden Betriebsarztes umfassen im Wesentlichen folgende Punkte:

• Beratung der Geschäftsführung und der verantwortlichen Personen über Arbeitsschutz und Unfallverhütung
• Beobachtung der Durchführung des Arbeitsschutzes und der Unfallverhütung
• Teilnahme an den Arbeitsschutzausschusssitzungen
• Durchführung arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchungen

Entsprechend den betrieblichen Erfordernissen sind ggf. folgende weitere schriftliche Beauftragungen vorzunehmen:

Ein Datenschutzbeauftragter ist entsprechen DBSG §4f zu bestellen, wenn im Unternehmen personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet werden und mehr als 9 Personen ständig mit dieser Tätigkeit betraut sind. Ob in Ihrem Unternehmen eine entsprechende Bestellung erforderlich ist, kann mit Hilfe eines Selbstchecks des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes NRW geprüft werden.
Sofern eine Bestellung erforderlich ist, berichtet der (intern zu bestellende) Datenschutzbeauftragte direkt an die Geschäftsführung. Er ist in Ausübung seiner Fachkunde auf dem Gebiet des Datenschutzes weisungsfrei und darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht benachteiligt werden. Es ist zur Verschwiegenheit über die Identität des Betroffenen sowie über Umstände, die Rückschlüsse auf den Betroffenen zulassen, verpflichtet, soweit er nicht davon durch den Betroffenen befreit wird.

Zu den wesentlichen Aufgaben des Datenschutzbeauftragten gehören:

• die Überwachung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und anderer Vorschriften zum Datenschutz im Betrieb.
• die Überwachung der Anwendung von DV-Programmen, mit deren Hilfe personenbezogene Daten verarbeitet werden.
• Schulung aller Personen, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betraut sind.
• Jedermann auf Antrag die Angaben über Verfahren automatisierter Verarbeitungen in geeigneter Weise zur Verfügung zu stellen.
• Er stellt die Zuverlässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten sicher.